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Travail à distance: les meilleurs outils qu’on vous cache.

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Le travail à distance peut être un choix ou une contrainte due à certaines situations de la vie . C’est le cas de la pandémie du coronavirus, que connait l’humanité complète aujourd’hui.

Face à cette situation, le confinement se présente comme la meilleure arme pour freiner la transmission.

Les entreprises et les économies s’écroulent donc sous le poids de ce confinement. Que faire alors ?

Difficile de répondre à cette question car malgré toutes les technologies, un vaccin n’a pas encore été trouvé à ce jour. L’impact économique est déjà énorme mais pour le minimiser au maximum, il convient de garantir le fonctionnement de certaines activités même à distance.

Nous vous proposons dans ce billet, une liste non exhaustive d’outils collaboratifs  que vous pouvez utiliser avec vos employés pour travailler à distance.

1- G suites :  Travailler à distance en temps réel 

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Sortie en août 2006, G Suite est une suite d’outils et de logiciels de productivité de type Cloud computing et de groupware destinée aux professionnels, proposée par Google sous la forme d’abonnement.

De façon simple, vous trouverez dans un même endroit appelé suite, tous les outils dont vous avez besoin pour travailler efficacement et en toutes sécurité à distance. 

En plus, ces outils sont accessibles sur plusieurs supports (ordinateur, téléphone et tablette…). 

Gmail, Docs, Drive et Agenda pour les entreprises: Vous pouvez passer de votre adresse personnelle xngijlkd@gmail.com à une adresse professionnelle associée à votre nom de domaine.

Exemple : (votreprenom@votreentreprise.com)

A défaut de souscrire  à une offre entreprise,  vous pouvez de façon personnelle profiter de certains outils de Google gratuitement.  

Avec Google docs, sheet ou  slides…. équivalent à Microsoft Word et Excel en ligne, vous pouvez créer des documents et les partager avec vos collaborateurs. 

Ces documents peuvent être édités par plusieurs personnes au même moment. 

C’est donc un moyen simple de faire le suivi, gérer facilement les versioning des documents et faciliter l’organisation.

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En plus, grâce au Cloud, vous pouvez sauvegarder jusqu’à 15 GO de fichiers en ligne et les partager avec vos collaborateurs.

Il existe d’autres solutions de sauvegarde telles que UpcloudDropbox …

Lien : Google docs & G suites

2- Zoom :  vos réunions et présentations autrement

Zoom Vidéo Communications est une société de services de conférence à distance dont le siège est à San Jose, en Californie. Il fournit plusieurs services de conférence à distance qui combinent la vidéoconférence, les réunions en ligne, le chat et la collaboration mobile.

Vous pouvez donc programmer des réunion et présentation et inviter vos collaborateurs à vous rejoindre par mail ou à travers un lien ou numéro. 

En mode gratuit, vous avez certaines restrictions notamment, le nombre de personnes pouvant joindre la réunion et également la durée d’une session.

Avec Zoom, vous pouvez partager votre écran, couper le micro de vos collaborateurs, donner la parole et écrire à un collaborateur en messagerie privée.

Pour plus de détails, amusez-vous à cliquer sur le lien suivant : Zoom

Il existe de nombreux autres outils tels que Skype – GoToMeeting – Webex  …

3- Trello : Gérer vos projets partout et simplement

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Trello est un outil de gestion de projet en ligne inspiré par la méthode Kanban de Toyota. 

Il repose donc sur une organisation des projets en planches listant des cartes, chacune représentant des tâches.

Il vous permet de gérer plus facilement  vos projets (créer des tâches,  allouer la ressource humaine à ses tâches, faire le suivi…

Lien : Trello

4- Notion : tout en un pour le travail à distance

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Nous avons souvent trop d’outils et cela devient un véritable casse-tête pour notre gestion quotidienne. 

Pour y faire, Notion vous propose un espace de travail qui regroupe plusieurs fonctionnalités avancées. 

Vous pourrez donc gérer vos bases de données et feuilles de calculs, les tâches et projets, les notes et documents…

Lien : Notion

5- Tandem : un bureau virtuel pour une équipe de nomades 

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Redécouvrez le travail à distance. Voir, parler, discuter… collaborer en un clic  avec vos  équipes à distance. 

Accessible avec une compte Gmail ou Slack, il intègre plus de 40 outils que vous utilisez sûrement notamment Trello, Slack, Google docs, Asana…. 

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C’est donc un outil presque complet qui vous permet de savoir lancer des conversations rapides mais également éditer des documents à plusieurs peu importe vos positions géographiques.

J’aime Tandem particulièrement pour une simple chose : vous pouvez en deux clics savoir sur quelle application travaille vos collaborateurs  et rejoindre la discussion.

Lien : Tandem

6- Teamviewer : prenez contrôle à distance

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Pour moi, TeamViewer est la seule technologie de télé-assistance au monde, surtout à cause de ses fonctionnalités  très rares. 

Par exemple, vous pouvez avoir accès et  contrôler un appareil iOS en direct  depuis n’importe quel ordinateur de bureau ou dispositif mobile.

Je l’ai connu grâce à un ainé. J’avoue, l’outil m’a évité assez de déplacements inutiles quand j’étais dans la maintenance informatique.

Lien : Teamviewer

7- Slack : pour mieux organiser vos discussions à distance

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J’ai connu Slack dans le cadre d’un programme Américain. Cet outil de messagerie nous permettait d’échanger avec nos formateurs. 

Nous avions un canal avec tous les participants et plusieurs autres canaux en fonction des thématiques. 

Ainsi, chacun pouvait rester en contact avec tout le monde pour les discussions générales et retourner dans son canal spécifique pour suivre sa thématique. 

J’ai vraiment été séduit par la facilité à organiser les discussions afin d’atteindre nos objectifs.

Le niveau d’organisation est tel que, rien ne se perd. Et là, je ne parle que d’un seul aspect.

Si vous voulez tester l’outil, cliquez juste sur le lien en dessous. Il existe en version application mobile également.

Lien : Slack

Cette liste est non exhaustive. N’hésitez pas à laisser en commentaires vos outils de travail à distance.

Si vous avez une liste plus complète pour approfondir les échanges, vous pouvez me laisser un message.

Si vous voulez lire  d’autres articles, cliquez sur les liens ci-dessous :

2 Commentaires

  1. Boni Jean 27 mars 2020

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